Einführung von Social Media Guidelines – ein Praxisbericht

Wozu Richtlinien im Umgang mit Social Media, mag sich mancher Twitter-, oder Facebook-Poweruser fragen. Ganz einfach: Nicht jeder ist sicher und geübt im Umgang mit den neuen Medien. Und gerade bei Social Media sind die Grenzen zwischen privater und beruflicher Nutzung fließend. Daher hat DATEV nun Social Media Guidelines eingeführt – und wie das gemacht wurde, möchte ich hier kurz berichten.

Am Anfang stand, wie so oft, die Einsicht in die Notwendigkeit. Es gab immer mehr Anfragen von Mitarbeitern zum Thema Social Media, die letztlich gezeigt haben: Es gibt Bedarf nach Hilfestellung und Orientierung. Die Fragen reichten von ganz allgemeinen Themen („Ist es nicht besser, auf Social Media Plattformen anonym unterwegs zu sein?“) bis hin zu speziellen Problemen („Was mache ich, wenn ein Kunde mit mir auf Facebook ‚befreundet‘ sein will?“).

Bereichsübergreifendes Projekt

Um den Mitarbeitern die nötige Orientierung bieten zu können, reifte daher im Sommer der Entschluss, dem Vorbild vieler anderer Firmen und Institutionen zu folgen und Social Media Guidelines bei DATEV einzuführen. Federführend war die Abteilung Zentrales Marketing (in der auch mein Team beheimatet ist), da wir uns in den letzten Jahren am intensivsten mit Social Media beschäftigt haben. Die notwendigen Beteiligten waren relativ schnell gefunden – es waren Kollegen aus

• dem Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
• der Personalabteilung
• der Rechtsabteilung und
• dem Bereich Business Development.

Außerdem hatten wir uns entschlossen auch über den DATEV-Tellerrand hinauszublicken und das Know-how einer externen Agentur (Text100 aus München) zu beanspruchen, die bereits Erfahrungen mit der Erstellung von Social Media Guidelines gesammelt hatte uns uns hervorragend unterstützt hat.

Aufklären, Ermutigen, auf Regeln hinweisen

In den Projekttreffen und dem Workshop mit Text100 konnten wir relativ schnell Einigung darüber erzielen, was die Social Media Guidelines bei DATEV leisten müssen. Nämlich vor allem Folgendes:

• Aufklären: Informationen zu Social Media bereitstellen; Ansprechpartner bei DATEV nennen
• Ermutigen: Unsicherheit abbauen; die Mitarbeiter ermuntern, den vorhandenen Handlungsspielraum zu nutzen
• Regeln nennen: Hinweise auf die relevanten Passagen der verbindlichen Regelwerke wie Arbeitsvertrag und Code of Business Conduct geben

Die Festlegung der Inhalte, die Ausformulierung der Guidelines und die finale Abstimmung zwischen allen Beteiligten ging dann wirklich flott und war innerhalb weniger Wochen abgeschlossen. Die Freigabe erfolgte durch den DATEV-Vorstand.

Kommunikation an die Mitarbeiter

Fehlte nur noch die Kommunikation an die Mitarbeiter. Wir haben uns für eine zweistufige Kommunikation entschieden: Die Guidelines selbst wurden zusammen mit der Mitarbeiterzeitschrift an alle Mitarbeiter verteilt. In derselben Ausgabe gab es begleitend ein Interview mit unserem Vorstandsvorsitzenden und dem Personalvorstand, die Sinn und Zweck der Guidelines erläutern.

Das Interview und natürlich auch die Guidelines  finden sich ebenfalls in Intranet und Internet, aber angereichert um hilfreiche Zusatzinformationen: zum Beispiel um Datenschutz-Hinweise oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Einstieg in die bekanntesten Social Media Plattformen. Anfang 2011 gibt es zudem Info-Veranstaltungen, auf denen ich die Guidelines interessierten Mitarbeitern vorstellen und Fragen dazu beantworten werde.

Feedback natürlich erwünscht

Denn natürlich sind die Guidelines nun nicht in Stein gemeißelt – sie sollen leben, wachsen und gedeihen, insbesondere durch Anregungen derjenigen, denen sie letztlich helfen sollen.

Apropos Feedback: Wie sind eure Erfahrungen mit Social Media Guidelines? Wurden bei euch im Unternehmen welche eingeführt? War der Ablauf ähnlich oder ganz anders? Ich freue mich auf eure Kommentare!

Das Vorstands-Interview, die Social Media Guidelines von DATEV und die Zusatzinformationen findet ihr übrigens hier. Hilfreich ist die Broschüre Social Media Guidelines – Tipps für Unternehmen vom Branchenverband BITKOM. Und hier eine Liste mit zahlreichen deutschsprachigen Social Media Guidelines.