Eine App für die interne Kommunikation

Früher war alles einfacher. Gearbeitet wurde am Arbeitsplatz zu festen Zeiten mit Firmen-Hardware. Und heute? Alles im Fluss. Das hat auch Auswirkungen auf die interne Kommunikation …

Die konnte sich nämlich früher darauf beschränken, im Intranet, in einer Mitarbeiterzeitschrift und vor Ort auf Veranstaltungen die Mitarbeiter über alles Wissenswerte zu informieren. Und heute? Hat sich zweierlei grundlegend geändert:

Erstens arbeiten viel mehr Mitarbeiter als früher mobil – nicht nur in Unternehmen wie Bahn und Post, wo die Mobilität der Angestellten sich von selbst erklärt. Im Zug, am Flughafen, zu Hause, im Coworking Space … arbeiten kann man überall und Leistung wird schon lange nicht mehr durch Anwesenheit im Büro definiert.

Zweitens gibt es diese gar nicht mehr so neuen Smartphones, die jeder jederzeit nutzt, um sich über alles zu informieren: von Nachrichten aus aller Welt auf Spiegel Online bis zu Familien-Terminen in der WhatsApp-Gruppe. Alles – außer Informationen aus dem eigenen Unternehmen. Denn diese Unternehmen taten sich lange schwer, Unternehmens-Infos auf Nicht-Unternehmens-Geräten auszuspielen. Und da nicht jeder Mitarbeiter ein Dienst-Smartphone besitzt, fand eine mobile interne Kommunikation lange Zeit nicht statt.

Das ändert sich gerade gewaltig. Apps für die interne Kommunikation sind eines der Trend-Themen des Jahres 2018 gewesen, und 2019 wird sich daran nicht viel ändern. 2018 haben auch wir bei DATEV eine App für die interne Kommunikation eingeführt, und ich möchte kurz erklären, wie wir dabei vorgegangen sind …

1. Die Notwendigkeit

Auch bei uns gab und gibt es (Social) Intranet und Mitarbeiterzeitschrift. Und auch wir wollten den Mitarbeitern gerne ein Informationsangebot auf ihren privaten Smartphones und Tablets machen. Aber will das wirklich jemand lesen? Will wirklich jemand „privat“ mit Unternehmensinfos behelligt werden? Unsere These war: Ja, wenn die Infos nur relevant und spannend sind. Über Erfolg oder Misserfolg des (freiwilligen) Angebots entscheiden wie immer die Nutzer und Leser.

2. Aufräumen

Bevor wir einen neuen Kanal für die interne Kommunikation öffnen, war klar, dass wir die alten, historisch gewachsenen Kanäle erst mal aufräumen und neu sortieren mussten. Das hat sich vor allem auf die Mitarbeiterzeitschrift ausgewirkt: Aktuelle Infos finden nun ausschließlich im Social Intranet und in der App statt, die Zeitschrift erscheint (wahlweise gedruckt oder digital) nur noch zweimal im Jahr und widmet sich langfristig relevanten Schwerpunktthemen.

3. Anforderungen und Konzept

Was soll die App können und welche Inhalte werden angeboten? Wir haben uns nach einigen Vorüberlegungen und Workshops für eine Mischung aus redundanten und exklusiven Inhalten entschieden. Redundant heißt: Wir kuratieren ausgewählte Inhalte aus dem Social Intranet (Unternehmensnews, Blogbeiträge etc.) und stellen sie auch in der App bereit. Ist doch überflüssig, wenn sie schon im Intranet stehen, könntet ihr einwenden. Funktioniert trotzdem: Wer unterwegs ist, liest eher in der App als im Intranet. Und mehrfach bekamen wir das Feedback, dass jemand morgens einen interessanten Beitrag im Intranet sieht, tagsüber aber keine Zeit dafür hat und ihn dann in Ruhe zum Beispiel auf dem Weg nach Hause in der App liest. Exklusiv in der App haben wir eine Art DATEV-eigenes Instagram: Mitarbeiter können Fotos posten, kommentieren und liken.

4. Anbieter-Auswahl

An Anbietern für solche Apps herrscht wahrlich kein Mangel. Man tut das, was man imer tut, gleicht Anforderungen mit gebotenen Leistungen, Kosten mit Nutzen ab und entscheidet sich dann für einen Anbieter. In unserem Fall war das Staffbase.

5. Interne Abstimmungen

Natürlich müssen bei so einem Projekt zahlreiche Rahmenbedingungen eingehalten und Freigaben eingeholt werden. Vom Top-Management über Datenschutz und IT-Sicherheit bis hin zum Betriebsrat gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten und Anforderungen zu berücksichtigen.

6. Testphase

Ganz wichtig. Dinge im stillen Kämmerlein entwickeln, dann mit großem Tamtam ausrollen und sich wundern, dass die Nutzer nur halb so begeistert sind wie die Entwickler – das war gestern. Frühzeitiges Feedback der Nutzer hilft, die eigenen Ideen zu validieren und sinnlosen (weil für den Nutzer keinen Mehrwert stiftenden) Aufwand zu minimieren. Also haben wir unsere App drei Monate lang in einer Art „closed beta“ rund 100 Nutzern zur Verfügung gestellt, um rauszufinden, was passt und wo wir noch Veränderungen vornehmen müssen. Gute Erkenntnisse haben wir auch in einer abschließenden Befragung bekommen (Beispiel rechts/oben).

7. Going Live

Natürlich darf und muss die Veröffentlichung auch einer neuen App für die interne Kommunikation kräftig beworben werden. Was man eher nicht brauchen dürfte: Hilfetexte und Erklärvideos. Wenn sich so eine App nicht selbst erklärt, dann gute Nacht. Unsere kleine Kampagne zur App-Einführung lief natürlich größtenteils digital, Teil davon war folgendes Teaser-Video im Intranet:

8. Lernen und Nachbessern

Nobody‘s perfect und selbst eine vorgeschaltete Testphase bedeutet nicht, dass es nichts mehr zu verbessern gibt. Das Backlog füllt sich nach und nach mit den Wünschen und Ideen der Nutzer (und unseren eigenen, versteht sich). Wichtig dafür: den Nutzern eine schlanke Feedback-Möglichkeit geben. Wir haben das gleich in der App realisiert mit einem eigenen Bereich, in dem man Fragen stellen und Vorschläge machen und all das gemeinsam diskutieren kann.

9. Weiterentwicklung

Und nach dem Release ist vor dem Release. Für 2019 gibt es zahlreiche Ideen und einige konkrete Pläne. Etwa die Integration vorhandener Insellösungen zu Speiseplan und Shuttle-Fahrplan (Kleinbusse, die zwischen den Standorten pendeln). Es bleibt spannend …